MANAJEMEN MUTU DARI PARA AHLI

Mutu W. Edwards Deming

Masalah mutu terletak pada masalah manajemen. Pendekatan mencegah lebih baik daripada mengobati, merupakan kontribusi unik dalam memahami bagaimana cara menjamin pengembangan mutu.

Ada lima penyakit yang signifikan  dan  yang akan muncul dalam konteks pendidikan. Kelima faktor tersebut nanti akan dapat digunakan untuk mencegah munculnya pemikiran baru. Penyakit pertama adalah kurang konstannya tujuan. penyakit kedua adalah pola pikir jangka pendek, penyakit ketiga berkaitan dengan evaluasi prestasi individu, penyakit keempat adalah rotasi kerja yang terlalu tinggi, dan penyakit kelima adalah manajemen yang menggunakan prinsif angka yang tampak. Menurut W. Edwards Deming organisasi yang mengukur kesuksesan melalui indikator prestasi itu kurang baik tetapi untuk mengukur kesuksesan adalah kepuasan pelanggan.

Ada 14 point W. Edwards Deming yang termashur yang merupakan filsafat baru tentang mutu dan seruan terhadap manajemen untuk merubah pendekatannya yaitu  :

1. Ciptakan sebuah usaha peningkatan produk dan jasa dengan tujuan agar bisa kompetitif dan tetap berjalan serta menyediakan lowongan pekerjaan. Kita harus memiliki rencana jangka panjang yang didasarkan pada visi masa depan dan ivovasi baru. Kita harus terus menerus berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan.
2. Adopsi filsafat baru. Sebuah organisasi tidak akan mampu bersaing jika mereka terus menerus mempertahankan penundaan waktu, kesalahan, bahan-bahan cacat dan produk yang jelek. Kita harus mengadopsi metoda kerja yang baru.
3. Hindari ketergantungan pada inspeksi massa untuk mencapai mutu. Inspeksi tidak akan meningkatkan atau menjamin mutu. Tidak akan menginspeksi mutu ke dalam produk. W. Edwards Deming berpendapat bahwa manajemen harus melengkapi staf-staf mereka dengan pelatihan alat-alat statistik dan teknik-teknik yang dibutuhkan mereka untuk mengawasi dan mengembangkan mutu.
4. Akhiri praktek menghargai bisnis dengan harga. Harga tidak memiliki arti apa-apa tanpa ukuran mutu yang dijual. Praktek kontrak yang hanya cendrung pada harga yang murah dapat menggiring pada kesalahan yang mahal. Metode yang ditawarkan mutu terpadu adalah mengembangkan hubungan dekat dan berjangka panjang dengan mensuplai, dan sebaiknya pensuplai tunggal dan bekerja sama dengan mereka dalam mutu komponen.
5. Tingkatkan secara konsisten produksi dan jasa, untuk meningkatkan mutu dan produktivitas, dan selanjutnya turunkan biaya secara konstan. Ini merupakan tugas manajemen untuk mengarahkan proses peningkatan dan menjamin bahwa ada proses perbaikan yang berkelanjutan.
6. Lembagakan pelatihan kerja. Pemborosan terbesar dalam sebuah organisasi adalah kekeliruan menggunakan keahliannya orang-orang secara tepat. Mempergunakan uang untuk pelatihan tenaga kerja adalah penting, namun yang lebih penting lagi adalah melatih dengan standar terbaik dalam kerja. Pelatihan adalah alat kuat dan tepat untuk perbaikan mutu.
7. Lembagakan kepemimpinan. Kerja manajemen bukanlah mengawasi melainkan memimpin. Makna dari hal tersebut adalah berubah dari manajemen tradisional yang selalu memperhatikan hasil – indikator – indikator prestasi – spesifikasi dan penilaian – menuju peranan kepemimpinan yang mendorong peningkatan proses produksi barang dan jasa lebih baik.
8. Hilangkan rasa takut, agar setiap orang dapat bekerja secara efektif. Keamanan adalah basis motivasi yang dibutuhkan para pegawai. Pada hakekatnya semua orang ingin melakukan kerja dengan baik asalkan mereka bekerja dalam lingkungan yang mampu mendorong semangat mereka.
9. Uraikan kendala-kendala. Orang dalam tugas yang berbeda harus dapat bekerja sama sebagai sebuah tim. Organisasi tidak boleh memiliki unit yang mendorong pada arah yang berbeda.
10. Hapuskan slogan, desakan, dan target, serta tingkatkan produktivitas tanpa menambah beban kerja. Tekanan untuk bekerja giat merepresentasikan sebuah pemaksaan kerja oleh seorang manajer. Slogan dan target memiliki sedikit dampak praktis terhadap pekerja
11. Hapuskan standar kerja yang menggunakan quota numerik. Mutu tidak dapat diukur dengan hanya mengkonsentrasikan pada hasil proses
12. Hilangkan kendala-kendala yang merampas kebanggaan karyawan atas keaahliannya. Hal ini dapat dilakukan dengan menghilangkan sistem penilaian dan penghitungan jasa.
13. Lembagakan aneka program pendidikan yang meningkatkan semangat dan peningkatan kwalitas kerja. Semakin tahu orang akan semakin giat bekerja. Staf  yang berpendidikan baik adalah mereka yang memiliki semangat untuk meningkatkan mutu.
14. Tempatkan setiap orang dalam tim kerja agar dapat melakukan transpormation. Transformasi menuju sebuah kultur mutu adalah tugas setiap orang. Ia juga merupakan tugas terpenting dari manajemen.

Selanjutnya dikatakan penyebab umum mutu pendidikan gagal disebabkan oleh disain kurikulum yang lemah, bangunan yang tidak memenuhi syarat, lingkungan kerja yang buruk, sistem dan prosedur yang tidak sesuai, jadwal kerja yang serampangan, sumberdaya yang kurang, dan pengembangan stap yang tidak memadai.

Penyebab secara khusus kegagalan mutu sering diakibatkan oleh prosedur dan aturan yang tidak diikuti, meskipun kegagalan tersebut mungkin juga diakibatkan oleh kegagalan komunikasi. Kegagalan lain bisa diakibatkan oleh staf yang tidak memiliki skil, pengetahuan, dan sifat yang dibutuhkan untuk menjadi seorang guru atau manajer pendidikan. Semua kegagalan membutuhkan identifikasi dan penyelesaian.

Merubah sistem merupakan  hal yang tidak tepat dan bisa mengakibatkan kegagalan yang lebih fatal. Menangani sebab-sebab khusus juga merupakan tanggung jawab manajemen. Banyak masalah khusus dalam pendidikan muncul dari sejumlah kecil individu yang kurang memiliki motivasi atau keterampilan untuk menjadi seorang guru yang efektif.   

Peranan manajer dalam menangani kegagalan sangat diperlukan. Mengetahui sebab kegagalan mutu dan memperbaikinya adalah tugas kunci seorang manajer. Manajer harus mampu melahirkan wawasan yang cerdas dalam mengatasi kegagalan mutu.

Manajemen Tahap Joseph Juran

Joseph Juran adalah pelopor lain repolusi mutu di Jepang. Joseph Juran termashur dengan keberhasilannya menciptakan kesesuaian antara tujuan dan manfaat. Ide ini menunjukkan bahwa produk yang sudah dihasilkan mungkin sudah memenuhi spesifikasi, namun belum tentu sesuai dengan tujuan. Spesifikasi mungkin salah karena tidak sesuai dengan keinginan pelanggan.

Joseph Juran menyatakan bahwa 85 persen masalah-masalah mutu dalam sebuah organisasi adalah hasil dari desain proses yang kurang baik. Sehingga peranan sistem yang benar akan menhasilkan mutu yang benar. Dengan demikian menurut Juran 85 persen masalah merupakan tanggung jawab manajemen, karena mereka memiliki 85 persen kontrol terhadap organisasi.

Manajemen mutu strategis ( Strategic Quality Management ) adalah sebuah proses tiga bagian yang didasarkan pada staf pada tingkat berbeda yang memberi kontribusi unik terhadap peningkatan mutu. Manajer senior memiliki pandangan strategis tentang organisasi, manajer menengah memiliki pandangan oprasional tentang mutu, dan para karyawan memiliki tanggung jawab terhadap kontrol mutu. Ini sebuah ide yang cocok diterapkan dalam konteks pendidikan dan mirip dengan gagasan yang telah dikembangkan oleh Consultant at Work dalam upaya meningkatkan mutu dalam pendidikan. Joseph Juran menganjurkan penggunaan sebuah pendekatan tahap demi tahap untuk menyelesaikan masalah dalam peningkatan mutu. Peningkatan mutu hanya akan berarti ketika diaplikasikan secara praktis, dan aplikasi tersebut merupakan variasi dari tahap itu sendiri. Juran pernah mengatakan bahwa semua bentuk peningkatan mutu harus dilakukan dengan cara tahap demi tahap dan tidak dengan cara lain.   

 Langkah Philip Crosby untuk Meraih Mutu

Dua ide Philip Crosby yang sangat menarik dan kuat dalam mutu. Yang pertama adalah bahwa mutu adalah gratis. Terlalu banyak pemborosan dalam sistem saat mengupayakan mutu. Yang kedua adalah ide bahwa kesalahan, kegagalan, pemborosan, dan penundaan waktu serta semua hal yang tidak bermutu lainnya bisa dihilangkan jika institusi  memiliki kemauan itu. Ini adalah gagasan tanpa cacat yang kontroversial. Kedua ide tersebut sangat menarik jika diterapkan dalam dunia pendidikan. Gagasan bahwa peningkatan mutu dapat membantu organisasi menghilangkan kegagalan, khususnya kegagalan pelajar yang seringkali diabaikan oleh sebagian besar institusi. 

Program peningkatan mutu Philip Crosby adalah salah satu dari bimbingan atau arahan yang paling detail dan praktis, lain halnya dengan W. Edwards Deming yang cendrung lebih filosofis. Pendekatan Philip Crosby dapat diterapkan sebagai rencana kegiatan yang  sangat praktis. Philip Crosby berperdapat bahwa sebuah langkah sistematis untuk mewujudkan mutu akan menghasilkan mutu yang lebih baik. Penghematan sebuah institusi akan datang dengan sendirinya ketika institusi tersebut melakukan segala sesuatunya dengan benar. Pemikiran lain Philip Crosby yang utama dan kontroversial tentang mutu adalah tanpa cacat dalam konteks bisnis akan meningkatkan keuntungan dan dengan penghematan biaya.

Tanpa cacat adalah kontribusi pemikiran Philip Crosby yang utama dan kontroversial tentang mutu. Ide ini adalah sebuah ide yang sangat kuat. Ide ini adalah komitmen untuk selalu sukses dan menghilangkan kegagalan. Ide ini melibatkan penempatan sistem pada sebuah wilayah yang memastikan bahwa segala sesuatunya selalu dikerjakan dengan metode yang tepat sejak pertama kali dan selamanya.

Tugas peningkatan mutu dalam pendidikan adalah membangun sistem dan struktur yang menjamin terwujudnya metoda tersebut. Standar metode tanpa cacat hanya bisa diperoleh setelah melalui tingkat kegagalan yang tinggi.

Ada beberapa langkah program peningkatan mutu yang pertama adalah komitmen manajemen (management kommitment).  Hal ini adalah yang krusial menuju sukses dan merupakan point yang perlu disepakati oleh semua para akhli mutu. Inisiatif mutu harus diarahkan dan dipimpin oleh manajer senior. Kedua membangun tim peningkatan mutu             ( quality improvement team ) di atas komitmen. Karena setiap fungsi dalam organisasi menjadi kontributor potensial bagi kerusakan dan kegagalan mutu, maka setiap bagian organisasi harus berpartisipasi dalam upaya peningkatan mutu. Ketiga pengukuran mutu (quality measurement). Hal ini dibutuhkan untuk mengukur ketidak sesuaian  yang saat ini  atau yang akan muncul dengan cara evaluasi dan perbaikan.  Keempat dengan mengukut biaya mutu ( the cost of quality). Biaya mutu terdiri dari biaya kesalahan, biaya kerja ulang, biaya pembongkaran, biaya inspeksi, dan biaya pemeriksaan.   Kelima membangaun  kesadaran mutu (quality awareness), yaitu langkah untuk menumbuhkan kesadaran setiap orang dalam organisasi tentang biaya mutu, serta keharusan untuk mengimplementasikan program yang dicanangkan tim peningkatan mutu. Keenam adalah kegiatan perbaikan (corrective actions), para pengawas harus bekerja sama dengan staf untuk memperbaiki mutu yang rendah. Metodologi yang sistematis diperlukan untuk mengatasi masalah. Ketujuh perencanaan tanpa cacat ( zero defects planning ), program tanpa cacat harus diperkenalkan dan dipimpin oleh tim peningkatan mutu yang juga bertanggungjawab terhadap implementasinya. Kedelapan pelatihan pengawas (supervisor training), pelatihan ini penting bagi para manajer agar mereka memahami peranan  mereka dalam proses peningkatan mutu, dan pelatihan ini dapat dilakukan melalui pelatihan formal.  Kesembilan hari tanpa cacat ( zero defects day), ini adalah kegiatan sehari penuh yang memperkenalkan ide tanpa cacat. Kesepuluh penyususnan tujuan ( goal setting ), tujuan yang hendak dicapai oleh tim hendaknya spesipik dan terukur. Kesebelas penghapusan sebab kesalahan ( error-cause removal ), hal ini dapat diraih dengan mendesain sebuah bentuk standar yang sesuai dengan garis manajemen. Kedua belas pengakuan ( recognition), penghargaan harus harus dihubungkan dengan rancangan tujuan. Ketiga belas mendirikan dewan-dewan mutu          ( quality councils ), mengikutsertakan para anggota profesional mutu untuk menentukan bagaimana permasalahan dapat ditangani dengan tepat dan baik adalah salah satu langkah penting.  dan Keempat belas lakukan lagi ( do it over again ), program mutu adalah proses yang tidak pernah berakhir.